1) Согласно ч.3 ст.123 Трудового кодекса Российской Федерации отдельным категориям работников, в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К таким категориям работников относятся работники:
- в возрасте до 18 лет (ст.267 Трудового кодекса РФ). Для них продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 31 календарный день;
- лица, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет (ст. 2621 Трудового кодекса РФ) – одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю).
Таким образом, необходимо уточнить кто из работников к указанным выше категориям относится, направить письменные уведомления о предоставлении информации о выбранном ими времени использования отпуска.

2) Статья 260 Трудового кодекса РФ устанавливает гарантии женщинам в связи с беременностью и родами при установлении очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию независимо от стажа работы у данного работодателя. Таким образом, если у работодателя имеются сведения о работниках –женщинах, находящихся в состоянии беременности, выяснить намерения об использовании отпуска – до родов или после родов.

Здесь же нужно учесть, что согласно ч.3 ст.123 Трудового кодекса РФ работнику, являющемуся мужем женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам, отпуск предоставляется по его желанию в период нахождения жены в указанном отпуске. Если на момент утверждения графика отпусков работодатель не располагает соответствующей информацией, вопрос о предоставлении отпуска в этом случае будет корректироваться по фактическим обстоятельствам.

3) Согласно ст.286 Трудового кодекса РФ работникам, работающим по совместительству ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Исходя из этого следует, что работодатель должен запросить у работника, работающего на условиях внешнего совместительства, информацию о дате отпуска по основному месту работы. Однако учитывая, что «основной» работодатель также вправе утвердить график отпусков в последний день установленного ч.1 ст.123 Трудового кодекса РФ срока, считаем, что не будет ошибкой, если в графике отпусков указать: в период предоставления отпуска по основному месту работы (по желанию работника).

4) В связи с тем, что в графике отпусков указывается как дата предоставления отпуска, так и его окончание, то следует уточнить продолжительность отпусков работников, которым предыдущий отпуск либо его часть был перенесен на следующий рабочий год (ч.ч..3,4 ст.124, ч.2 ст.125 Трудового кодекса РФ).

5) В связи с тем, что график отпусков является локальным нормативным актов, затрагивает трудовые права работников, его проект (вместе с проектом приказа об утверждении графика отпусков), должен быть направлен в первичную профсоюзную организацию для учета мотивированного мнения по правилам ст.372 Трудового кодекса РФ.

6) После получения мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного комитета) график утверждается руководителем. В случае, если мотивированное мнение профсоюзного комитета не содержит согласия с проектом в целом либо в части отдельных работников, либо содержит предложения по его совершенствованию, то работодатель может согласиться с ними и внести соответствующие изменения в проект графика отпусков, приказ об его утверждении, либо обязан в течение трех дней провести дополнительные консультации с профсоюзным комитетом в целях достижения взаимоприемлемого решения (ч.3 ст.372 Трудового кодекса РФ).

7) В соответствии со ст.22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принятым графиком отпусков. Несоблюдение требований по порядку и срокам утверждения графика отпусков либо отсутствие графика рассматривается как нарушение трудового законодательства, за которое статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает административную ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Если ранее лицо подвергалось административному наказанию за аналогичное административное правонарушение: штраф на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.